Hoje em dia, é impossível encontrar alguém que tem tempo suficiente para fazer tudo o que deseja ou precisa fazer. Até mesmo se você fizer esta pergunta a uma criança, ela dirá que não tem tempo para nada. Parece que estamos presos dentro de um quadro do Dali, com relógios derretidos e com uma noção distorcida do tempo... Mas, como viemos parar aqui e o que podemos fazer para diminuir essa sensação de que nunca temos tempo suficiente?
A tecnologia é uma grande responsável por essa falta de tempo. Passamos o dia todo alternando entre uma tela e outra (computador, celular, televisão, iPad), principalmente navegando na internet. E percebemos que o tempo online passa muito mais rápido que o tempo offline. Por isso, a primeira dica é, reduza o tempo na frente das telas. Essa é aquela dica que todo mundo sabe, mas dificilmente consegue praticar. Então, tente pelo menos definir um limite máximo por dia na Internet (você consegue configurar isso no seu celular), desative as notificações de alguns aplicativos menos urgentes e determine horários específicos para ler seus e-mails ou mensagens. Assim, você consegue manter o foco nas atividades que está fazendo, sem se distrair com outras coisas que não são a sua prioridade no momento. Este exercício irá contribuir muito para que você aumente o seu foco e consiga realizar as tarefa importantes, sem tantas distrações.
Falando em prioridade, essa também é uma dica de ouro. Faça uma triagem para entender quais são as atividades com prioridade alta, média e baixa, e foque primeiramente nas atividades prioritárias para aquele dia. É importante definir também as que podem ser delegadas, ou as que não fazem mais sentido e nem precisarão ser realizadas. Porém, não adianta definir 20 tarefas prioritárias se você consegue fazer apenas 3 no dia. Seja realista e coloque metas que você conseguirá cumprir. Existem várias técnicas para te ajudar com esta priorização, como por exemplo o Pareto, cujo objetivo é focar nos 20% das atividades que trarão 80% dos resultados.
Como sempre, o planejamento é sempre nosso maior aliado, e a organização do tempo deve refletir os seus objetivos pessoais e profissionais. Quando você diz que não tem tempo para fazer alguma coisa, significa que aquilo não é prioridade para você neste momento. E caso você perceba que algo é sua prioridade, mas você não está conseguindo dedicar tempo suficiente, repense suas outras atividades para entender se você está fazendo algo que pode ser despriorizado. Por exemplo, diminuir o tempo no Instagram para ter tempo de fazer um curso de violino, ou até mesmo perceber que não é sua prioridade fazer um curso de violino agora, pois você prefere passar mais tempo com a sua família... O importante é ter auto-conhecimento e definir onde você quer chegar - mesmo que seja para você não se sentir culpado por não estar fazendo tudo o que gostaria.
Já a procrastinação é a maior inimiga da organização do tempo. Geralmente, quando você procrastina uma tarefa é porque não gosta de fazer aquilo ou simplesmente porque não quer fazer. Portanto, quando você perceber que está procrastinando uma tarefa importante, tente quebrá-la em tarefas menores e vá fazendo aos poucos, pois assim você sofre menos e tem um senso de realização parcial que te motiva para executar a tarefa completa. Um bom exemplo disso são as tarefas domésticas. Se você está enrolando para limpar a cozinha, tente lavar a louça em um momento e enxugar em outro, por exemplo.
Outra dica importantíssima é fazer pausas periódicas durante o dia. Uma das técnicas mais conhecidas é a Pomodoro, em que você foca em uma atividade durante 25 minutos e depois faz uma pausa de 5 minutos. Independentemente se você utiliza alguma técnica, o importante é não ficar muito tempo executando a mesma atividade e, principalmente no ambiente remoto, não ficar sentado na sua cadeira por muito tempo. Levante-se pelo menos a cada uma hora, alongue-se, caminhe até a cozinha para tomar um café, e provavelmente quando você voltar, conseguirá focar novamente na sua tarefa. Às vezes, chega um ponto em que você não consegue mais avançar... então a melhor opção é mudar de atividade e retomá-la em outro momento, quando você estiver com a cabeça fresca. Com certeza você será muito mais produtivo e irá enxergar detalhes que haviam passado despercebidos antes!
Aliás, as pausas geralmente são percebidas como um redutor da produtividade, mas o que ocorre efetivamente é o contrário. Quando você faz uma pausa, seu cérebro deixa de receber tantos estímulos e consegue ter tempo para resgatar aquelas informações que estavam armazenadas. É por isso que às vezes você tem ideias brilhantes quando está tomando banho ou lavando a louça. Por isso, tente não ocupar 100% do seu tempo durante o dia e reserve um espaço para o ócio criativo. Pode ser ficando deitado em uma rede sem fazer nada, olhando a paisagem enquanto está em um transporte público, ou simplesmente observando as outras pessoas quando estiver em uma fila. O importante é reduzir os estímulos que seu cérebro recebe e deixar que ele descanse por alguns minutos.
Outras formas de conseguir este objetivo são através de um hobby ou da meditação. Quando você está meditando, cuidando das suas plantas, fazendo um trabalho manual, tocando algum instrumento musical ou caminhando em meio à natureza, está focando no momento presente e relaxando o seu cérebro, para que ele possa voltar às demais atividades com muito mais qualidade depois. Tudo isso soa contraproducente, porém só o fato de parar por 5 minutos para prestar atenção na sua própria respiração traz resultados incríveis na sua capacidade de foco.
Dormir também é visto por muitos como uma perda de tempo, mas é um momento muito importante para que nosso cérebro possa processar e armazenar tudo o que consumiu durante o dia. Sendo assim, não queira dormir menos apenas para ser mais produtivo, caso o seu corpo esteja precisando daquelas horas de sono. O resultado na sua produtividade será exatamente o contrário. Ao invés disso, adote um ritual matinal e noturno para se desintoxicar das telas e dos estímulos externos antes e depois de dormir, tais como tomar um chá quentinho ou reduzir a quantidade de luz, de ruído e de atividades físicas, e sua qualidade de sono será muito melhor. Da mesma forma, não tente ser multitarefa para ser mais produtivo. Ao contrário do que a maioria pensa, fazer várias atividades ao mesmo tempo reduz a sua produtividade. Foque em uma atividade de cada vez que o resultado será muito melhor e você não se sentirá esgotado ao terminar.
Resumindo, a melhor forma de organizar o seu tempo é não tentar fazer tudo ao mesmo tempo. Priorize suas atividades, foque nas que são mais importantes e reserve um tempo para o ócio, para os hobbies, para o sono e para a meditação. Faça pausas constantemente entre as atividades para que você seja mais produtivo depois. E reduza as interrupções e o tempo de tela diário. Seu cérebro agradece.
Para se inspirar...
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