Melhores práticas das metodologias de projetos

Hoje em dia, existem muitas metodologias de gerenciamento de projetos. Umas mais reconhecidas, outras mais práticas; algumas tradicionais, outras ágeis. 

Metodologias tradicionais foram criadas para atender a vários tipos de projetos, tanto de desenvolvimento de software quanto de construção civil, fabricação de equipamentos, entre outros. Por isso, muitas vezes elas não são tão eficientes quando as utilizamos no desenvolvimento de novos produtos ou serviços de tecnologia, principalmente no que diz respeito a inovação, pois atualmente este mercado necessita uma agilidade muito maior que os demais. Se um produto demora para ser lançado, até lá já estará obsoleto ou a empresa terá perdido o time to market para seu concorrente...

Acredito muito na utilização de metodologias na implantação de projetos, mas elas devem ser aplicadas para nos apoiar, e não para burocratizar o processo. Caso contrário, sua utilização irá gerar um esforço adicional que não agrega nenhum valor.

Na minha opinião, tanto as metodologias tradicionais quanto as ágeis possuem pontos positivos e negativos. O ideal é conseguir aproveitar as melhores práticas de cada metodologia e utilizá-las independentemente da cultura organizacional ou dos processos da sua empresa.

A principal diferença que vejo entre estas metodologias é na definição do escopo. Na metodologia tradicional ou em cascata, o escopo do projeto é fixo e deve ser detalhado no início do projeto. A partir desta premissa, serão definidos o custo e o prazo de entrega. Já na metodologia ágil, são definidas apenas as funcionalidades básicas antes de iniciar o desenvolvimento, e a partir da entrega de cada versão, serão detalhadas as próximas funcionalidades a serem desenvolvidas, caracterizando um escopo variável.

Desta forma, a metodologia ágil aceita as mudanças de forma mais natural, enquanto na metodologia tradicional é necessário redefinir o escopo, prazo e custos a cada mudança solicitada pelo cliente. E, como todos sabemos, mudanças são inevitáveis em qualquer tipo ou tamanho de projeto...

Com um menor detalhamento no início do projeto, o objetivo da metodologia ágil é evitar o desperdício no desenvolvimento de funcionalidades que não serão utilizadas. Isso porque muitos clientes ainda não possuem uma visão clara do que realmente querem antes de receberem o produto final, o que resulta na necessidade de mudanças e também de retrabalho. Ou ainda, querem um sistema que tenha exatamente as mesmas funcionalidades e processos que o sistema que utilizam atualmente, sem ao menos pensar em novas alternativas, simplesmente porque eles já estão acostumados a operar daquela forma.

Por isso, o ideal neste caso é que, mesmo que trabalhe com uma metodologia tradicional na sua empresa, você foque no negócio do cliente e entenda por que ele precisa daquela funcionalidade. Coloque-se no lugar dele e ganhe confiança para poder discutir a real importância de cada funcionalidade e ajudá-lo a priorizar as mais importantes. E, se possível, faça entregas parciais ao seu cliente, mesmo que ele não lance o produto final para o consumidor, assim ele já poderá te dar um feedback sobre o que já foi desenvolvido.  

Outro ponto que deve ser utilizado em qualquer metodologia é a visão colaborativa e não competitiva durante o projeto, tanto com o cliente quanto com as equipes internas. Toda a equipe do projeto deve ser tratada com respeito e se sentir confortável para dar sugestões de melhoria, de resolução de problemas ou de novas soluções.

O responsável pelo projeto deve focar nos prazos e acordos feitos anteriormente com a equipe, mas ao mesmo tempo entender os motivos pelos quais algo não aconteceu conforme o previsto. A equipe deve confiar nele o suficiente para que ele seja a primeira a ser contatada caso um risco ou issue seja encontrado. Se ele adotar uma abordagem agressiva ou autoritária, a equipe começará a esconder os problemas dele... e o resultado final será pior para todos os stakeholders.   

Uma das formas de engajar a equipe para a execução do projeto é fazer com que todos entendam os objetivos de negócio, independentemente do seu nível hierárquico. Quando um analista júnior ou um desenvolvedor acreditam no projeto e entendem sua importância da mesma forma que seu gerente ou diretor, ele também se sentirá responsável pelo sucesso do projeto. Esta visão de negócios sempre deve ser reforçada a toda a equipe pelo gerente do projeto ou pelo seu sponsor no início do projeto.

Por último, a principal habilidade que o gerente de projetos, scrum master ou product owner deve assumir, é a comunicação efetiva. Seja no detalhamento das funcionalidades, para que todos os analistas e desenvolvedores entendam realmente o que devem criar, seja nos reports executivos elaborados periodicamente com o status do projeto, ou ainda na identificação e comunicação dos riscos, inclusive para o sponsor do projeto, antes que seja tarde demais... A comunicação é a chave da gestão de projetos, e um gerente de projetos que não sabe se comunicar nunca será um bom gestor.

Uma prática que adoto bastante nos core teams ou na tomada de decisões sobre o projeto é primeiramente alinhar verbalmente com o público alvo (através de uma reunião presencial ou virtual e, de preferência, utilizando recursos visuais tais como uma apresentação breve com o que deve ser abordado), e posteriormente enviar por e-mail o que foi discutido. Desta forma, todos podem reforçar o seu entendimento, e aquela decisão ficará registrada para futuras consultas sobre o seu resultado. 

Além disso, o owner do projeto deve garantir que sua audiência (seja o analista, o sponsor ou o cliente) entenda o que ele está comunicando, utilizando a linguagem adequada para cada um desses níveis. Às vezes a comunicação pode até ser redundante, mas no caso de detalhamento de requerimentos, ou na comunicação de riscos, por exemplo, ainda é melhor reforçar os pontos principais que correr o risco de alguém não ter entendido sua mensagem. 

E ao final da reunião, sempre fazer um resumo do que foi discutido e das decisões e próximos passos acordados, garantindo que todos os participantes entenderam da mesma forma e estão de acordo com as suas responsabilidades.

Espero que vocês possam aplicar algumas dessas práticas para se tornarem excelentes gerentes de projetos!