Muita gente sabe que sou uma pessoa organizada. Como Gerente de Projetos, preciso ter o mínimo de organização para acompanhar as atividades, lembrar de informações importantes e não perder os prazos. Mas, no fundo, não me considero uma pessoa tão organizada assim. Tenho vários blocos de anotação, misturo informações online e no papel, utilizo diversos aplicativos para organizar minhas atividades (One Note, Evernote, Notion, To Do, Lembretes)...
Ultimamente, venho tentando me organizar cada vez mais, consolidando tudo em um único local para que eu saiba onde encontrar cada informação que preciso. Já escrevi diversos posts por aqui sobre este tema (veja nas dicas abaixo), mas hoje quero compartilhar algumas dicas de organização que facilitaram bastante a minha vida e me tornaram mais produtiva.
- Defina as suas prioridades
Pode ser mensal, trimestral, anual. Você pode utilizar algum processo para definir e acompanhar suas metas, como o OKR (Objective and Key Results) ou apenas fazer uma lista sobre o que é importante para você naquele período, onde você quer gastar a sua energia. Este passo é importante para que você consiga decidir facilmente quando está em dúvida sobre o que fazer, ou ainda para saber dizer não para o que não é sua prioridade naquele momento. Isso vale tanto para como utilizar o seu tempo quanto onde investir o seu dinheiro.
- Planeje a sua semana
Estabeleça um dia da semana para se planejar. Esta prática te ajuda nos momentos em que estiver com pressa, te previne de não estar preparado para alguma atividade ou ainda evita que você assuma dois compromissos ao mesmo tempo.
Mantenha uma única agenda para se organizar, de preferência uma que você possa acessar do celular e do computador, em qualquer lugar e a qualquer momento. Eu, por exemplo, utilizo a agenda do Google, assim já incluo o endereço de onde tenho que ir (com link para o Google Maps), as informações que preciso na descrição (por exemplo, exames que preciso levar para uma consulta médica, ou tópicos que devo abordar em uma reunião. Além disso, com a agenda online você pode definir alarmes para que não se esqueça nem se atrase para nenhum compromisso.
O importante é que você inclua todas as atividades que precisa fazer na sua agenda, assim você consegue visualizar quanto tempo possui para o lazer, para ficar com a família, para descansar, etc. Não esqueça dos eventos recorrentes e do tempo de deslocamento.
Você pode fazer um planejamento semanal para o seu trabalho, um para sua vida pessoal, para sua casa ou para o cardápio da semana, utilizando momentos diferentes para definir cada um deles. Assim, você consegue dividir o tempo entre várias atividades que cabem na sua agenda, ao invés de fazer todo o planejamento de uma vez só.
- Estabeleça o foco da semana
Defina o que você não pode deixar de fazer naquela semana e tudo o que você conseguir fazer além dessa meta será um bônus. É melhor você planejar fazer uma coisa e conseguir fazer mais que o planejado, do que tentar fazer tudo de uma vez e não conseguir fazer nada. Comece aos poucos, e logo você irá acostumar com o seu ritmo e saber o quanto consegue fazer.
Outro exercício de foco é definir o Mínimo Viável Diário (MVD), isto é, o mínimo de atividades que você precisa fazer naquele dia para que sua vida não seja um caos completo. Você pode utilizar este conceito para suas atividades domésticas, para atividades no trabalho ou ainda para eventos eventuais, como um exame ou uma prova que você precise fazer.
O objetivo é você colocar foco naquilo que é importante pra você e não deixar a peteca cair. Comece sempre com poucas coisas e vá aumentando à medida que aquilo se torna um hábito pra você. Por exemplo, se você quer ter mais tempo para ler ou meditar diariamente, comece com 10 minutos por dia, e se for possível você pode aumentar o tempo no futuro. Se quer começar a fazer exercício físico mas não consegue encontrar tempo, comece com meia hora quatro vezes por semana, e vá aumentando o tempo quando conseguir se organizar melhor. É melhor você fazer 2 horas com mais frequência do que tentar encontrar um espaço de duas horas na sua agenda em um único dia. Se você esperar até ter tempo suficiente, nunca vai começar a se organizar.
- Bloqueie sua agenda
Bloqueie sua agenda para ter tempo de fazer o que precisa. No trabalho, devido à quantidade de reuniões que passamos a fazer depois que começamos a trabalhar remotamente, comecei a bloquear meu horário de almoço e também um horário de foco todos os dias para trabalhar nos meus projetos. Desta forma, consigo me dedicar por algum tempo às atividades que preciso fazer e não chego ao final do dia com aquela sensação de que não fiz nada produtivo.
Outra dica é utilizar cores diferentes na agenda de acordo com o tipo de compromisso que você tem. Esta forma visual permite que você consiga saber quanto tempo utiliza em cada tipo de atividade. Por exemplo, eu diferencio cada um dos meus projetos por cor; horário de almoço e compromissos pessoais também possuem cores específicas na minha agenda.
- Personalize a sua rotina
Não adianta você tentar incluir uma rotina de organização que não seja adequada para o seu dia-a-dia. A organização serve para que você seja mais produtivo e não para gastar mais tempo com a organização em si. O principal objetivo é que você tenha mais tempo livre para o que gosta e fazer. Por isso, deve ser um processo que você consiga aplicar e manter no seu dia-a-dia de forma simples e funcional.
Então, não espere o momento certo para começar a se organizar. Comece aos poucos, por algumas áreas da sua vida, e vá incluindo outras áreas assim que você se tornar eficiente. Boa organização pra você!
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